Tietosuojaseloste ja evästeet

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

Yhteydenotot ja palautelomake

Kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai verkkosivun palautelomakkeella, käsittelemme nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, puhelinnumeroasi (jos annat sen), valitsemaasi aihetta ja viestisi sisältöä, jotta voimme vastata sinulle. Lomakkeella lähetetty viesti välitetään sähköpostiimme. Emme käytä lomakkeen tietoja markkinointiin.

Peruste: oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 f) tai toimenpiteet ennen sopimusta, esim. ilmoittautuminen (6 art. 1 b).

Ilmoittautuminen toimintaan

Kun lapsi, nuori tai perhe osallistuu toimintaamme, käsittelemme osallistujan nimeä, syntymävuotta, ryhmää sekä osallistujan tai huoltajan yhteystietoja. Alle 18-vuotiaan osalta tiedot antaa huoltaja. Tietoja käytetään ryhmien järjestämiseen, yhteydenpitoon ja turvallisuuden varmistamiseen.

Allergioita tai muita terveyteen liittyviä tietoja kysymme vain silloin, kun se on turvallisuuden vuoksi tarpeen (esim. leirit), ja vain huoltajan tai osallistujan suostumuksella.

Peruste: osallistumista koskeva sopimus (6 art. 1 b); terveystietojen osalta nimenomainen suostumus (9 art. 2 a).

Jäsenrekisteri

Yhdistyslain mukaisesti pidämme luetteloa jäsenistä (nimi ja kotipaikka sekä yhteydenpitoon tarvittavat tiedot).

Peruste: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c, yhdistyslaki 11 §).

Avustukset ja raportointi

Toimintaamme rahoitetaan avustuksilla (esim. Espoon kaupunki, Erasmus+). Avustusten raportoinnissa ilmoitamme yleensä vain osallistujamääriä. Jos rahoittaja edellyttää nimilistoja tai muita henkilötietoja, kerromme siitä osallistujille etukäteen.

Peruste: oikeutettu etu ja rahoittajan ehdot (6 art. 1 f / 1 c).

Verkkosivuston tekniset tiedot

Sivustolla ei ole kävijäseurantaa. Sivuston palvelin tallentaa teknisiä lokitietoja (IP-osoite, aika, selaimen tiedot) tietoturvan ja toimivuuden varmistamiseksi.

Peruste: oikeutettu etu (6 art. 1 f).

3. Valokuvat ja videot

Kuvaamme esityksiä, näyttelyitä ja tapahtumia toimintamme esittelyä varten. Julkaisemme kuvia, joissa henkilö on tunnistettavissa, verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa vain luvalla. Alle 18-vuotiaan osalta luvan antaa huoltaja. Luvan voi perua milloin tahansa, jolloin poistamme kuvan omista kanavistamme.

Peruste: suostumus (6 art. 1 a).

4. Kenelle tietoja luovutetaan

Emme myy tai luovuta henkilötietoja markkinointiin. Tietoja käsittelevät vain yhdistyksen vastuuhenkilöt ja ohjaajat siinä laajuudessa kuin tehtävä vaatii.

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:

• Sähköposti: Google (Gmail). Tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) ja vakiosopimuslausekkeisiin.
• Palautelomake: Formspree, Inc. (Yhdysvallat), joka välittää lomakkeella lähetetyt viestit sähköpostiimme. Tietoja käsitellään Yhdysvalloissa, ja siirto perustuu vakiosopimuslausekkeisiin. Formspree säilyttää viestit palvelussaan enintään 30 päivää.
• Verkkosivuston palvelin: [palveluntarjoajan nimi ja maa]

Leireillä ja yhteistapahtumissa tietoja voidaan luovuttaa kumppanijärjestölle (esim. Kulttuurikeskus Eridan ry, SVK Liitto ry) vain siltä osin kuin toiminnan järjestäminen edellyttää.

5. Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Yhteydenotot: enintään 12 kuukautta asian käsittelyn jälkeen.
• Ilmoittautumistiedot: toimintakauden ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin avustusten raportointi edellyttää, enintään 6 vuotta.
• Jäsenrekisteri: jäsenyyden ajan.
• Valokuvaluvat ja julkaistut kuvat: kunnes lupa perutaan tai kuva poistetaan.
• Kirjanpitoon liittyvät tiedot: kirjanpitolain mukaisesti (6–10 vuotta).

6. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
• pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• siirtää antamasi tiedot toiseen järjestelmään
• perua antamasi suostumus milloin tahansa

Lähetä pyyntö osoitteeseen eridan.espoo@gmail.com. Vastaamme kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi.

7. Evästeet

Koska sivusto ei tallenna mitään laitteellesi, evästesuostumusta ei tarvita (sähköisen viestinnän palveluista annettu laki 205 §).

Jos otamme myöhemmin käyttöön analytiikan tai muita evästeitä, pyydämme suostumuksesi ennen niiden käyttöä ja päivitämme tämän selosteen.

Sivulla olevat linkit (esim. tietosuoja.fi) vievät muille sivustoille, joilla on omat tietosuoja- ja evästekäytäntönsä.

8. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme selostetta, kun toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla. Viimeisin päivitys: 4.10.2026.